生産性を高めるスケジュール表の作り方と買うべきスケジュール帳の選び方

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今回の記事は以前に書いた記事の続編のような位置づけになります。

この記事ではTODOリストではなくスケジュール表を作ろうという結論になりました。
TODOリストはツァイガルニク効果を誘発してしまうので良くないという話です。

それではどのようにスケジュール表を作るのが正解なのか、またどんなスケジュール帳を選ぶのが最適なのかを紹介していきましょう。

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生産性を高めるスケジュール表の作り方

先に書いた記事でも同様ですが、今回も以下の資料を参考にしています。

今回スケジュール表を作る際に取り入れたい手法が、タイムブロッキングあるいはタイムボクシングと呼ばれるものです。

重要なことは、今日中にやるなどの漠然としたTODO的メモを取るだけでは不十分です。
やる時間を決めて、すべてスケジュール表に組み込みます。

これがタイムブロッキングです。

やるべきことの優先順位をつける

まずは、優先順位を付けましょう。

ここで重要なのは、重要な項目ほど一日の早い時間帯を割り当てるということです。
どんな問題が割って入ってきてスケジュールが狂うか分かりません。

参考資料では一日の時間が過ぎるにつれ、想定外の事態が発生する確率が上がると述べられています。

実は理由はそれだけにとどまりません。

こんな話を聞いたことはないでしょうか。

人は朝型の方が生産性が高まる、と。

早起きは三文の得と言いますし、成功者ほど早起きをしているとそこかしこで聞きます。
寝坊して時計を見て昼過ぎだった時の絶望感は誰にでも経験があるでしょう。

こちらの本で紹介されているとおり、スタバのCEOや人気作家など、成功した人物は早起きをして作業を始めます。

なぜなら起きてすぐの方がその日考えることが少なく、気が散らずに生産性を高めることができるからです。

そしてやはり寝坊はストレスになります。
その日の始まりを失敗で始めてしまうと、それだけで生産性は落ちてしまうのです。

だからこそ、最も優先順位の高い項目を早い時間帯に割り当てるべきなのです。

ルーティンは柔軟性を持って実行する

たとえば毎日30分のランニングを行っていたとします。
ところが、急な仕事が入ってきていつも実行している時間でランニングができなくなってしまいました。

このとき重要なのは、目標を取り下げるべきではないということです。

参考資料曰く、スケジュールに入れたものはとても重要で、簡単に覆してしまったら意味がないのです。

では、どうするのか。
簡単なことです。

元々入っていた予定の優先度が低いのであれば、突発的に入ってきた予定の前後に組み直せばいいのです。
ですが、取り下げてはいけません。

具体的に言うと、予定を予定で上書きしてはいけないのです。

そうなってしまってはTODOリストと一緒で、永遠に終わらない41%になってしまいます。
(詳しくはTODOリストって実は作らない方がいいんじゃないか? 間違った使い方は生産性を落とすにて)

上書きすることの危険性は理解しておきましょう。

バッファタイムを設ける

もしも突発的な予定が入ってくる日が多くタイムブロッキングがうまくいかないのであれば、バッファタイムを設けましょう。

バッファタイムとはスケジュール表の上で何も予定が書かれていない時間のことです。
やるべきことをスケジュール表に書き込んだ前提がある上で、さらにバッファタイムを設けることは物事を考えたり実行・管理するのに役立ちます。

有名企業のCEOは毎日立て続けに発生する会議で忙殺される中、あえてバッファタイムを設けているそうです。
バッファタイムがなければ、スケジュールに入りきらなかった会議や断った会議に充てることもできるにも拘わらずです。

以前までは周りで起きていることの対処や、考えるための時間がほとんどなかったそうですが、今ではバッファタイムがあることによって仕事が円滑に回るようになったそうです。

一般人は一日のスケジュールがびっしり埋まるなんてことはないでしょう。
しかしこのバッファタイムという考え方は有用です。

無理やりスケジュールをびっしり埋めるのではなく、バッファタイムのような時間を区切ることによって、突発的な予定を対処したり、スケジュールを柔軟に管理することに一役買ってくれるのではないでしょうか。

スケジュールの切り方は15分単位

多くの成功者は全てのスケジュールを15分単位で切っていると言います。
これはもちろん予定一つを15分以内に終わらせましょうという話ではなく、15分、30分、45分、60分、75分…というふうに区切りましょうという話です。

15分であることの根拠は特にないのですが、多くの成功者が15分で区切ることを実践していてます。
恐らく30分区切りだと予定によっては長すぎる場合があるからでしょう。

30分では終わらないけれど60分あれば余裕過ぎるという場合に45分を使いたいです。
実際に15分で区切ってみると思いの外使い勝手がいいので、僕自身もこの15分でスケジュールを切るという手法はおすすめしたいです。

スケジュールには自分の価値観を反映させる

スケジュールは単なる予定以上の価値があります。
例えば健康重視の人は、毎日のスケジュールに60分のランニングをタイムブロックします。

子供の教育を重視する人であれば食後30分に宿題を見るというブロックがあってもいいでしょう。

重要なのは自分にとって大事なことをタイムブロックするということです。
そこには必然的に自分の価値観が反映されることになります。

こうしてできあがった一週間のスケジュールは、自分にとって大切なことで満ちているでしょう。
仕事だけで埋め尽くすなんていう味気ないスケジュールでは、自分が何のために生きているのかと疑問に思ってしまいかねません。
それではTODOリストで抱えるストレスと大差ないのです。

自分にとって大切なスケジュールを作るということは、人生の優先順位をつけることと同義です。

では、こうしたスケジュール表を作るために、どんなスケジュール帳を使えばいいのでしょうか?

買うべきスケジュール帳の選び方

おしゃれなスケジュール帳を買いたいという欲は誰にでもあるものです。

もちろんおしゃれであるからと言って機能性が損なわれているわけではありません。
重要なのは、スケジュール表を作るのに向いているかどうかなのです。

薄いスケジュール帳は選ばない

多少語弊がある表現なのですが、見開き一ページに一ヶ月分の記載があるものは避けるべきです。

そうしたものは当然書く場所が少なく、一日を時間ごとに区切ることができません。
やりたいことを書くことしかできません。

つまりそうしたものは、スケジュール帳ではなくTODOリストになります。

では、何が必要なのでしょうか?
それは、1日の予定を時間単位で書き込めるスケジュール帳です。

1日の時間を区切れるスケジュール帳を選ぶ

たとえばこのスケジュール帳は1日の予定を時間ごとに区切ることができます。

書く場所が狭いので人によっては予定を書き込みにくいかもしれません。
ですが、薄く軽い上に値段も安くて最低限の機能を持っていることを考えるとバランスのいいスケジュール帳になります。

多少値は張りますが、リフィル形式のものを買って手帳は別に選ぶということもできますね。


こうしたスケジュール帳を利用し、自分なりのスケジュール表を作ってみましょう。

以上、スケジュール表とスケジュール帳についてでした。

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