TODOリストって実は作らない方がいいんじゃないか? 間違った使い方は生産性を落とす

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最近は個人で仕事をしているじどり(管理人)です。
〆切を設定されることもあれば、自分で設定することもあったりして、やらなければいけないことはどんどん積み上がってくる。

となると作るのはTODOリストですよね。

やりたいこと100みたいなあれ。

最近思うのですが、もしかしてこのTODOリスト…作らない方がいいのでは?という考えに至ったので紹介してみようと思います。

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リストなんて作るほどでもない可能性

データ類などの根拠は後述することにして、まずは日頃TODOリストを作っていることの所感から始めてみましょう。

よくリストを作っている人を見るわけですが、実はリストなんて作るまでもないんじゃないかっていう内容のリストありません?

TODOリストの一例
  • 帰りにマルエツに寄って買い物
  • 髪を切る
  • Facebookのプロフィール充実化
  • Windowsアップデートのチェック
  • ジムの入会案内を確認する

仕事とプライベートが切り分けられない最悪な例です。

正直このレベルなら作らなくていいと思いませんか?
髪なんて気になってきたら時間空いてるときに切ればいいわけですし、買い物だって必要なものがあるならどうせ行くんです。

ジムの入会案内も忘れるくらいなら行かなくていい問題なんですよ。

Facebookのプロフィールなんて自己満足の極みだしWindowsアップデートはさっさと自動化してください。

結局どれも実行してチェックして…っていう自己満足のためのリストになっています。
ここでまず問題にしたいのが、そもそも何のためにTODOリストを作るのか?ということ。

上記のようなレベルでは作る必要はないでしょう。

TODOリストは作る目的をはっきりさせるべき

まず間違いなく一番に上げられるTODOリストの目的は、やらなければいけないことをはっきりさせることですよね。

先の例の何がいけなかったのかというと、やらなくてもいいことをリストに書いていることでしょう。
本当にやりたいことならリストにしなくても実行しますし、実行せずに忘れてしまうならそんなものただの思いつきだったんです。

やらなければいけないことを書く前提で進めれば、必然的にタスクの優先順位をつけるという第二の目的が生まれます。
片付けなければいけないものから先に片付けていきます。

そうするとぱっと見て何がどれだけ終わったかが分かりますよね。
ほら、ちゃんと目的を持って作れば超便利!

TODOリストを作る目的
  • やらなければいけないことだけ書く
  • やらなければいけないことの優先順位をつける
  • 何がどれだけ終わったかを管理する

さて、このようにTODOリストの有用さは周知されていると思うので、そろそろTODOリストをやめるべき理由を考えてみることにします。

TODOリストの項目の41%は永遠に終わらない

なんとTODOリストの項目の41%は決して終わることがないという調査があります。

このリストの1番目がそう言っていますね。
ちなみにTODO管理サービスサイトによる統計なので、まず間違いないデータではあるでしょう。
人によって使い方が違うという前提はあるものの。

上記画像でTODOリストの項目の50%はその日の内に終わり、18%は1時間以内に終わり、10%は1分以内に終わると書かれているのを見るとおり、書かなくてもいいことを書いている人は多い…と、僕は最初そう勘違いしていました。

実はやらなければいけないことだけでTODOリストを構成したとしても、意外とやらなければいけないことってすぐ終わることに気づいたんです。

当然、期限のあるものほど優先順位は高くなります。
それらを片付けていくわけですが、タスクが多いとその日に終わらないタスクが発生します。

繰り越すとまた次の日はこれ…といった具合にどんどん期限付きのものが増えていきます。
そうなると優先順位が低いものは終わりません。

41%が永遠に終わらないというのはあながち的外れでもないのではないか?と思いました。
そしてTODOリストの存在意義を根本的にひっくり返すようなことに気づいてしまったのです。

もしかしてTODOリストに書いたものってその日のうちに全部消化しなきゃいけないんじゃないか?と。

その日の内に終わる50%こそ本当に書くべき内容だった可能性に行き着きました。
終わらないリストなんて作る意味がない。そんなものもう願望でしかない…。

TODOリストに項目が残っていることの問題点

いつか取りかかるんだからリストに載せておけばいいじゃないか?という意見もあるかと思います。

しかしTODOリストに項目が残っていることは、我々が思っている以上のデメリットがあるのです。
以下の資料を参考にデメリットを上げてみます。

ツァイガルニク効果を誘発してしまう

ツァイガルニク効果とは心理学の用語です。

ツァイガルニク効果とは
ツァイガルニク効果(ツァイガルニクこうか、Zeigarnik effect)は、人は達成できなかった事柄や中断している事柄のほうを、達成できた事柄よりもよく覚えているという現象。
ブルーマ・ツァイガルニクが「目標が達成されない行為に関する未完了課題についての記憶は、完了課題についての記憶に比べて想起されやすい」との事実を実験的に示したことによる。

出典:ツァイガルニク効果 | ウィキペディア

つまり未完了のタスクは、タスクを実行中に容赦なく思考に侵入してくるのです。
集中が絶えず乱され、生産性は激落ちです。

その上タスクが完了しても長期的に記憶に残るのは、タスクを片付けてやったぞという記憶未完了のタスクに追われている記憶
学習のためにTODOリストを作っているとしたらこれほど最悪なデメリットはないでしょう。

潜在的なストレスが募っていく

これは容易に想像できるというか、恐らくほとんどの人が実感できているはずです。

仕事が終わらないことはストレスになりますよね。
これはもう仕事が終わらないので仕方のないことです。

ですが、この終わらない仕事をTODOリストによって可視化したからといってストレスが軽減されることはありません。

どころか対処すべきタスクがまだまだこれだけあるのだということを思い知らされ、ストレスを倍増させる要因になります。
これもツァイガルニク効果ですね。

ストレスになってしまうのです。

先に上げた参考資料では同様の問題点を挙げた上で成功者はTODOリストを作らないと主張しています。

しかし一方で、TODOリストを作るのは目的があるからです。
タスクを管理し優先順位を付けるためです。

でも成功者はTODOリストなんてものは使わない。
彼らはいったい何を使って成功したというのでしょうか?

本当に必要なことはスケジュール表で管理

本当に必要なものはスケジュール表あるいはスケジュール帳です。

参考資料にした1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣では、成功者たちの証言がしっかり書かれています。
その人たちが言うことの共通点は実に単純で簡単です。

スケジュール表を作って一日の予定を時間単位で区切る。
スケジュールに入れない物は片付かないし、入っていれば嫌でも片付ける。

そう、TODOリストに本当に書き込むべき50%をスケジュールに組み込もうという話なのです。

この手法はタイムブロッキングあるいはタイムボクシングと呼ばれるもので、一日の時間に無駄がなくなり、認知能力が向上してストレスが減ります。

厄介なツァイガルニク効果は、参考資料曰くフロリダ州立大学の研究によって以下のように証明されているようです。

ツァイガルニク効果の回避方法
タスクを達成するための予定を立てるだけで克服可能で、タスクそのものを終わらせる必要はない。

TODOリストは「やらなければいけない」と投げっぱなしにするだけで、肝心な実行する予定が立っていないからツァイガルニク効果を誘発してしまうのです。

しかしスケジュール表は違います。

やるのです。

この実行計画を立てることが何よりも重要なのです。
では、スケジュールを組むときはどのように組むべきなのでしょうか。

スケジュール表を作る際のコツ

さて、スケジュール表に関してですが、少々記事が長くなってきてしまったので、別記事にてご案内しましょう。

こちらの記事にて詳しく説明していますので、今回の記事を読んで興味が湧いたという方はぜひ読んでみてください。

まとめ

TODOリストは作らないほうがいい
TODOリストはデメリットが多いため、実は作らない方がいいかもしれない。スケジュール表を利用しよう。
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